Zásadním prvkem v systému základních registrů je tzv. referenční údaj. Jde o údaj, který bude přebírán ze systému základních registrů a v příslušných agendách se bude využívat jako údaj zaručený, platný a aktuální, bez nutnosti jeho ověření. Úřady budou povinny využívat právě data ze základních registrů a nikoli je vyžadovat po občanovi. V principu tak bude stačit jedna změna v registru, například při změně jména nebo adresy, která se promítne i v ostatních registrech.

Nyní už občané nebudou muset v případě jakýchkoliv změn obcházet několik institucí. Například změnu adresy trvalého pobytu či sídla není nutné hlásit na všechny instituce, které je vedly v databázích. Nyní stačí nahlásit změnu na evidenci obyvatel a všechny ostatní veřejné instituce o tom budou systémem vyrozuměny. Nebo třeba v případě svatby, kdy si žena či muž změní jméno a přítomná matrikářka změnu zaznamená do matriční knihy a do evidence obyvatel, tím ohlašovací povinnost občana skončila.

Občané navíc získají díky registrům velmi významný nástroj kontroly. Budou mít právo zjistit, kdo z úředníků přistupoval k údajům o nich vedeným, a jednou za rok budou moci o tuto informaci požádat prostřednictvím Czech POINTu (viz níže). Pokud mají zřízenou datovou schránku, obdrží výpis s touto informací automaticky.

Základní registry jsou čtyři:

1. Registr obyvatel - ROB
Osahuje základní údaje o občanech a cizincích s povolením k pobytu.
• příjmení, jméno
• odkaz do registru územní identifikace na adresu místa pobytu
• datum narození a úmrtí
• odkaz do registru územní identifikace na místo a okres narození a úmrtí
• státní občanství
Registr obsahuje i údaje, které jsou podpůrné pro další informační systémy a projekty realizované v oblasti eGovernmentu:
• čísla elektronických občanských průkazů
• údaj o tom, zda má daná fyzická osoba datovou schránku
• doručovací adresu

2. Registr práv a povinností – RPP
Obsahuje referenční údaje o působnosti orgánů veřejné moci
• agendách
• orgánech veřejné moci, které je vykonávají
• informačních systémech, které pro výkon agend používají, a o rozsahu oprávnění přístupu referenčním údajům
• v budoucnu návaznost na eSbírku
Referenční údaje o právech a povinnostech osob
• údaje o rozhodnutích, na jejichž základě došlo ke změně referenčních údajů v základních registrech
• údaje o dalších právech a povinnostech osob, pokud tak stanoví jiný právní předpis

3. Registr osob - ROS
Údaje o všech osobách, tedy ekonomických jednotkách či subjektech podnikatelského i nepodnikatelského charakteru:
• právnických osobách
• podnikajících fyzických osobách
• orgánech veřejné moci
• organizačních složkách zahraničních právnických osob

4. Registr územní identifikace, adres a nemovitostí - RUIAN
Spravuje údaje o základních územních a správních prvcích

Co jsou základní registry veřejné správy?
Jde o bezpečnou databázi, která sjednocuje dosud roztříštěná data vedená úřady o občanech a státních i nestátních subjektech. Díky tomu vzniká v Česku nástroj, který jako jediný nabízí relevantní a nezpochybnitelná data, tzv. referenční údaje. Jde cca o 120 nejdůležitějších osobních údajů, u kterých stát garantuje jejich platnost.