Plné fungování však neznamená, že přímo na úřadě musejí být osobně všichni zaměstnanci. Není také nutné, aby úřady přijímaly všechna navržená opatření. Vždy je potřeba vzít v úvahu velikost, náplň činnosti či možnosti úřadu.
„Úřady jsou tu pro vás. Pokud to však není opravdu nezbytné, využijte ke kontaktu úředníků telefon, e-mail nebo datovou schránku. Stejně budou postupovat i zaměstnanci úřadů,“ vyzval občany Jan Hamáček s tím, že postupně obnovovat běžný život je nutné, lidé však nesmí rezignovat na dodržování bezpečnostních opatření.
Důsledné informování občanů
Je nutné, aby s přijatými opatřeními úřady seznámily veřejnost.
Informace o podobě fungování úřadu by měly být snadno dostupné na
webových stránkách úřadu včetně dostupných elektronických formulářů.
Úřad by měl občany také informovat, kde a kdy si mohou záležitost
vyřídit. Pokud to velikost úřadu vyžaduje, je vhodné zřídit infolinku
pro styk s veřejností a vytvořit v úředních budovách informační a
směrové cedule.
Omezení osobního kontaktu
Osobní kontakt musejí úředníci omezit na nejnutnější úroveň mezi sebou i
s klienty. V každé kanceláři by měl být pokud možno jeden úředník a
prioritou zůstává upřednostňování písemného, elektronického nebo
telefonního kontaktu. Lidem by se mělo umožnit dálkové nahlížení do
spisů, současně však úřady musejí občanům umožnit osobní kontakt v
úředních hodinách.
Osobní kontakt
Pokud se úředníci nebo občané osobnímu kontaktu na úřadě nemohou
vyhnout, musejí udržovat vzdálenost dvou metrů. Úřady musejí zabránit
shlukování osob na chodbách. Pokud jsou v čekací zóně lavičky vedle
sebe, je možné sedět jen na každé druhé a na další dát nápis „nesedat“.
Ke vstupu do budovy i do klientských zón je třeba dát stojany s
dezinfekcí. Nutností je použití ochranných prostředků na ústa a nos,
pravidelná dezinfekce klik, tlačítek výtahů nebo zábradlí.
Další vybraná opatření:
- Pokud úřad nemá podatelnu v přízemí, je vhodné zajistit přebírání žádostí u vchodu, a minimalizovat tak pohyb občanů po budově.
- Vytvořit rezervační a objednávkový systém a vyčlenit část přepážek jen pro tyto případy.
- U žádostí, kde není nutné potvrzení o přijetí, zřídit schránky pro konkrétní typy žádostí.
- Přepážky pro jednotlivé žádosti oddělit kužely či páskou.
- Při nutnosti identifikovat osobu nebo při fotografování je přípustné sundání ochrany obličeje.
- Kompletní souhrn opatření naleznete v materiálu Ministerstva vnitra ZDE.
