Ještě donedávna musely obce v kraji složitě uvažovat, jak provozovat spisovou službu, která je elektronickým systémem k archivaci a správě veškerých dokumentů. Mohly si systém zajistit samy, nebo si zaplatit jednoho z komerčních provozovatelů služby, to je ale vyšlo draze. „V závislosti na velikosti obce se tato částka pohybuje od několika tisíc korun, až po desetitisíce,“ vypočítává starosta obce Železné Radomír Pavlíček.

Další možností bylo spojit se kvůli provozu služby s jinými obcemi. To zkusila necelá čtyřicítka obcí z Dobrovolného svazu obcí Tišnovska, ale po pěti letech Tišnov službu obcím vypověděl. „Systém nestačil svou kapacitou. Hrozilo, že by obce přišly o všechna svá data, což by pro ně byla katastrofa,“ přibližuje problémy šéf krajského zastupitelského klubu Zelených a Pirátů Jiří Hlavenka.

V podobné situaci jako na Tišnovsku mohou být obce v celém kraji. Proto se Hlavenka s Pavlíčkem rozhodli složitou situaci obcí řešit. „Krajský úřad provozuje vlastní spisovou službu a má dostatečné technologické zázemí i kapacitu. Rozhodli jsme se proto iniciovat, že Jihomoravský kraj převezme provozování spisové služby pro obce, které o to budou mít zájem. Obce tak ušetří peníze a odpadne jim starost, že se pokazí nějaký systém a přijdou o veškerá data,“ vysvětluje Hlavenka. Krajský systém teď využívají obce na Tišnovsku a ostatní obce v Jihomoravském kraji mají možnost se k nim přidat.

Většina obcí nemá aparát pro udržování potřebného zařízení a software nutného k provozu spisové služby. Proto obce přivítaly jednoduché krajské řešení. „Údržbu zajištuje Jihomoravský kraj, zástupci obcí mají ke službě přístup z kteréhokoliv místa. A data i s vazbou na přicházející nařízením EU o GDPR, jsou bezpečně uložena na prostoru územně správního celku, a ne u komerční organizace,“ uzavírá Pavlíček.