Jak zacházet s ISem, kde najít anglicky mluvícího doktora nebo pomoc s hledáním školky, registrací auta či vízovými záležitostmi. To je jen pár příkladů toho, s čím vším nově příchozím zahraničním studentům a zaměstnancům pomáhají pracovníci z Welcome Office. Pětičlenný tým starající se výhradně o servis pro nově příchozí cizince vede Martin Vašek, který na Centru zahraniční spolupráce MU (CZS MU) pracuje už více než deset let a velmi dobře tak rozumí tomu, co všechno potřebují.

Nejpočetnější skupinu, kterou má Welcome Office na starosti, jsou zahraniční studenti. Těch každoročně přijede na MU kolem osmi set na výměnný pobyt a zhruba pět stovek samoplátců nastupuje do prvních ročníků bakalářských nebo navazujících magisterských programů. Začátek každého semestru je tak náročný hlavně kvůli takzvanému Orientačnímu týdnu, který nově příchozí studenty během osmidenního programu seznamuje se vším podstatným, co se týká života na MU, v Brně a v Česku.

Velké množství studentů zvládá MU hlavně díky digitalizaci

„Orientační týden startuje už v neděli, kdy si studenti mohou na kolejích odkoupit kuchyňské nádobí po zahraničních studentech, kteří už odjeli. Odpoledne je pak čeká ještě Brno City Tour a Movie Night. Hned v pondělí ráno začíná pro nás nejnáročnější část Orientačního týdne, kdy se stovky studentů nahrnou do Scaly, abychom je přivítali a předali jim oficiální dokumenty a uvítací balíček. Zahraničních studentů už je v posledních sedmi letech tolik, že se nám nevejdou do Scaly najednou a musíme dělat dvě kola,“ přibližuje vedoucí Welcome Office Martin Vašek.

Orientační týden připravovaný v úzké spolupráci se studentským spolkem ESN MUNI Brno pokračuje dalších pět dní až do soboty a studenty nečekají jen přednášky a workshopy s různorodou tematikou a prohlídka jejich fakulty, ale také kurz základů češtiny i socializační aktivity. Spolek ESN MUNI Brno pro ně kromě Welcome Party pořádá také velkou International Dinner plnou nejrůznějších pokrmů z celého světa i další program po celý semestr, třeba Karaoke Nights, Guitar Jamy, večery s deskovými hrami nebo country presentations.

Orientačním týdnem ale práce se zahraničními studenty nekončí – pracovníci Welcome Office jsou jim k dispozici v průběhu celého semestru a studenti se na ně obracejí ohledně registrace předmětů, vydávání potvrzení o studiu nebo když si s něčím neví rady. Spousta práce navíc připadá na celou administraci studia výměnných pobytů, od přijímání nominací na studentské výměny až po vydávání závěrečných dokumentů týkajících se kurzů a známek z MU.

„Kolegové ze zahraničních univerzit často obdivují, jak jsme schopni zvládat tak velké množství studentů v tak malém počtu zaměstnanců. Za to vše vděčíme digitalizaci celé agendy a hlavně tomu, že máme IS OIS, námi vyvinutý systém na administraci mobilit, který nám velmi ulehčuje práci i hromadnou komunikaci se studenty. Zejména díky tomu všemu jsme proto schopní přijímat stovky studentů,“ vysvětluje Martin Vašek.

Vynikající servis poskytuje MU i zahraničním zaměstnancům

Zahraniční studenti však nejsou jedinou skupinou, o kterou se Welcome Office stará. Kromě stovek zahraničních studentů má na starosti téměř 500 zahraničních zaměstnanců, kteří na MU dlouhodobě pracují. Devadesát procent těchto zaměstnanců jsou vědci pracující na některé z deseti fakult MU a vědeckých a výzkumných institutech MU a nejčastěji pocházejí z Německa, USA, Polska, Indie, Itálie, Francie a Rakouska.

„Těmto zahraničním zaměstnancům poskytuje Welcome Office nadstandardní servis – od vyřizování víz přes pomoc s hledáním ubytování či školky v Brně až po zařizování pojištění, bankovního účtu nebo registraci auta. V naší práci je MU dlouhodobě průkopník a jezdí se od nás učit i zahraniční univerzity. A důvod, proč takové služby poskytujeme, je vlastně hrozně jednoduchý: snažíme se na MU přilákat co nejkvalitnější zahraniční pracovníky a chceme jim ukázat, že se o ně postaráme a usnadníme jim relokaci. I díky tomu jsou pak ochotnější k nám nastoupit,“ vysvětluje Martin Vašek.

Jedním z vědců, který už služeb Welcome Office využil, je i Mexičan Salomon Zacarias, který pracuje na Ústavu teoretické fyziky a astrofyziky na Přírodovědecké fakultě MU. „Pracovníci z WO se mi ozvali ihned poté, co jsem získal postdoktorskou pozici na MU, a pomohli mi s každým drobným detailem týkajícím se mé práce i žádosti o víza. A dokonce mi pomohli zařídit ubytování ještě před příjezdem, což mi velmi ulehčilo stěhování do neznámého místa. Vždycky navíc byli milí, rychlí v komunikaci a nápomocní, takže můj přesun na MU byl velmi příjemný. Byl jsem mile překvapený, jak moc se univerzita o nově příchozí zaměstnance stará. To není úplně běžné,“ chválí Salomon Zacarias.

Welcome Office se snaží také o to, aby zahraniční zaměstnanci měli v Brně a na univerzitě dobré zázemí a aby se mezi sebou navzájem znali, i když pracují v různých částech Brna. Proto pořádají různé volnočasové aktivity pro zahraniční zaměstnance, například podzimní pétanque pod Špilberkem nebo vánoční večírek, kde mohou navázat mimopracovní kontakty a poznat blíže české vánoční tradice.

Kromě péče o zahraniční zaměstnance na dlouhodobém pobytu se Welcome Office spolu se zahraničními odděleními na deseti fakultách MU stará i o zahraniční zaměstnance přijíždějící na krátkodobý výměnný pobyt na MU. Takových zaměstnanců MU přivítá každoročně několik stovek a jsou to například hostující učitelé přijíždějící přednášet na MU na pár dní či týdnů, ale přijíždějí také různé delegace ze zahraničních univerzit nebo lidé se zájmem se individuálně proškolit v nejrůznějších agendách.

V některých oblastech MU školí zahraniční pracovníky i ve větším měřítku – CZS už totiž třináct let pořádá takzvaný MUST Week (Masaryk University Staff Training Week), kam se každoročně v červnu jezdí školit zahraniční pracovníci v agendách týkajících se zahraničních oddělení, knihovních služeb nebo služeb nabízených pro studenty se speciálními potřebami.

Na týdenní školení, které MU pomáhá udržovat prestiž v zahraničí, každoročně zavítají asi čtyři desítky pracovníků z celého světa. Je to velmi intenzivní a zajímavý týden, během něhož pracovníci z různých států navzájem sdílí své zkušenosti a nápady a nejlepší praxi. Součástí celotýdenního programu je také prohlídka Brna, fakult i kampusu včetně nově vzniklého Simulačního centra na Lékařské fakultě MU nebo vědeckého centra CEITEC. Po skončení celého programu tak hosté bývají velmi překvapení, jak kvalitní a pokroková je Masarykova univerzita, i jak studentské je Brno.

Za jedinečný přístup získala MU už druhou cenu za internacionalizaci

Tím ale péče o zahraniční studenty a zaměstnance nekončí. Welcome Office i další pracovníci ze sedmi oddělení CZS MU jsou jim dispozici prakticky non-stop kvůli jakékoliv krizové situaci. Na CZS totiž funguje tým bezpečnostních koordinátorů složený z osmi dobrovolníků, kteří jsou nad rámec své pracovní doby neustále na příjmu přes emergency e-mail, a dokonce si předávají i pohotovostní telefon, na který může každý zahraniční student i zaměstnanec kdykoliv zavolat, i o víkendech nebo v noci. Už několikrát tak byla linka nápomocná v různých situacích.

Nejvytíženější však byl pohotovostní telefon během pandemie, a především na jejím začátku, kdy v březnu 2020 vláda vyhlásila nouzový stav i zákaz pohybu osob a ze dne na den uzavřela hranice s okolními státy. Zahraniční studenti tehdy kvůli jazykové bariéře i chaotickým informacím vlády absolutně netušili, co se děje, a v panice řešili, jestli zůstat v Česku nebo se vrátit domů. Nikdo totiž nevěděl, jak dlouho hranice zůstanou neprůjezdné.

Právě tehdy Welcome Office v úzké spolupráci s Oddělením mezinárodního marketingu na CZS začal poskytovat studentům informace o nových opatřeních skrz anglické sociální sítě, web muni.cz a později i přes newslettery pro zahraniční studenty a zaměstnance. Díky tomu byli všichni neustále informováni o nových opatřeních.

„Na začátku pandemie jsme se nezastavili ani o víkendech, bylo to velmi náročné období. Studenti nevěděli, co se děje, a web muni.cz byl prakticky jediný český informační web v angličtině, takže jsme měli během března přes 11 tisíc návštěv. Za infoservis byli zahraniční studenti nesmírně vděční a informace jsme jim vlastně přinášeli v průběhu celé pandemie. Jen pro představu, na anglickém Instagramu jsme za 1,5 roku zveřejnili přes 114 příspěvků týkajících se nových opatření. Tak často se měnila. V porovnání s ostatními univerzitami byl náš přístup ke krizi velmi jedinečný a na naši práci jsme velmi hrdí,“ přibližuje Jakub Motyčka, vedoucí Oddělení mezinárodního marketingu na CZS, které stálo za krizovou komunikací.

Jedinečný přístup Masarykovy univerzity k zahraničním studentům v průběhu pandemie letos ocenila i Evropská asociace pro mezinárodní vzdělávání (EAIE), která v září udělila MU nejvyšší evropské ocenění – mezinárodní cenu za excelenci v internacionalizaci. Kromě pomoci během pandemie Asociace ocenila také vznik Dobrovolnického centra MU i jeho širokou škálu aktivit na pomoc Ukrajině a přístup MU k oběma celospolečenským krizím označila za letošní nejinspirativnější zkušenost.

MU obdržela cenu za internacionalizaci od EAIE už podruhé – naposledy v roce 2012, kdy EAIE začala ceny udělovat. MU tak byla vůbec první institucí, která nově vzniklé ocenění převzala. Porota tenkrát cenu Masarykově univerzitě udělila za vznik celouniverzitní strategie internacionalizace, která v tehdejší době na mnoha evropských univerzitách ani neexistovala, a za koordinaci více než 40 projektů přes program Erasmus Mundus, což byl třetí největší počet v Evropě.

„Na CZS jsme v neustálém kontaktu se zahraničními univerzitami, takže vidíme, jak daleko je MU ve spoustě věcí napřed, ať už se jedná o inovativní výuku, moderní prostory, špičkový výzkum nebo digitalizaci, ve které jsme daleko i na evropské úrovni a například v digitalizaci Erasmu patříme mezi premianty v Evropě. Ještě nikdo nedostal evropskou cenu za internacionalizaci podruhé jako my a myslím, že Masarykova univerzita si ji svým unikátním přístupem k zahraničním studentům i zaměstnancům právem vysloužila,“ myslí si vedoucí Welcome Office Martin Vašek.