Toto jednání probíhá pravidelně od roku 2009, kdy byl MECR založen. První setkání se rovněž konalo ve Vídni, pak se členové scházeli postupně v jednotlivých členských státech, do roku 2013 dvakrát ročně, od roku 2014 pak jednou do roka.

Cílem setkání je neformální diskuze na téma aktuální situace v jednotlivých vězeňských službách, mluví se o dosažených úspěších, ale také o aktuálních problémech. Jedná se o otevřenou výměnu informací, názorů a zkušeností, která je často také velmi inspirativní ve vztahu k řešení problémů, které se napříč evropskými systémy nezřídka prolínají. Letos byla tímto ústředním tématem personální situace, nedostatek kvalifikovaného personálu a náborové pobídky.

Setkání se zúčastnili zástupci vězeňských služeb České republiky, Estonska, Itálie, Maďarska, Polska, Rakouska, Rumunska, Slovenska, Slovinska a Švýcarska. Mezi členské země patří dále Bavorsko, Chorvatsko a Litva.