Občan sám od sebe o takzvanou úřední adresu požádat nemůže. Bývá výsledkem většinou složitého a náročného správního řízení, o jehož zahájení smí požádat pouze majitel nemovitosti a to podáním žádosti o zrušení trvalého pobytu konkrétní osobě. Občan s úřední adresou by měl na ohlašovně magistrátu požádat o zavedení „doručovací adresy“, na které má možnost si veškerou korespondenci přebírat. Úřední adresa má pouze evidenční charakter a občané hlášení na této adrese si zde písemnosti přebírat nemohou.

Na úřad se čím dál častěji obracejí lidé, kteří sami od sebe chtějí mít trvalý pobyt nahlášen na magistrátu města. To však zákon neumožňuje, protože o změnu trvalého pobytu může občan požádat pouze do objektu určeného k bydlení a žadatel musí mít k objektu například vlastnický či nájemní vztah. Proto není možné mít na magistrátu plnohodnotný trvalý pobyt. Ocitnout se na takzvané „úřední adrese“ je však možné na základě výstupu správního řízení zahájeného podáním žádosti o zrušení trvalého pobytu.

Žádost o zrušení trvalého pobytu nejčastěji podávají občané na své partnery, zejména po rozvodu manželství, kdy se bývalý manžel či manželka odstěhuje, ale trvalý pobyt si nezmění. „Poměrně často se úřad setkává i s žádostmi rodičů o zrušení trvalého pobytu svých zletilých dětí například kvůli strachu z exekutorů. Dále se na úřední adrese ocitají i ti, kteří prodali svou nemovitost novým majitelům, ale trvalý pobyt si nezměnili, v takovém případě podávají žádost o zrušení trvalého pobytu původních majitelů ti noví,“ vysvětluje Ľudmila Ducháčová, vedoucí odboru správního Magistrátu města Hradec Králové. Dodává, že žadatel o zrušení trvalého pobytu konkrétní osobně musí úřadu prokázat splnění dvou zákonných podmínek zároveň. První podmínkou je faktické neužívání předmětné nemovitosti z důvodu opuštění objektu, v němž má být trvalý pobyt zrušen, a druhou podmínkou je to, že dotyčná osoba, které má být pobyt zrušen, není majitelem ani nájemcem této nemovitosti, tudíž nemá k nemovitosti užívací právo.

Jakmile je správním řízením rozhodnuto o zrušení trvalého pobytu, úřad dotčenému zašle rozhodnutí, v němž jej upozorní, že adresu úřadu nemůže používat k doručování písemností, ale že má možnost požádat o zavedení doručovací adresy,  na níž si bude moci vyzvedávat veškerou korespondenci. Magistrát písemnosti adresované těmto lidem  na úřední adresu od doručovatelů nepřebírá, pouze prostřednictvím úřední desky je informuje o uložení písemnosti na příslušné poště.

Občanů s úřední adresou, tedy trvalým pobytem na magistrátu města, každoročně přibývá zhruba o dvě stě. V lednu roku 2011 jich přitom bylo jenom 1267, letos v polovině prázdnin už se jednalo o 1937 lidí. Na úřední adrese jsou však hlášeni i ti, kterým to umožňuje zákon. Jedná se například o lidi, kteří nahlásili ukončení trvalého pobytu na území ČR, nebo ti, kteří se do republiky vracejí a nemají možnost se přihlásit na konkrétní adrese. Takových případů je však méně v porovnání s předchozími.