Využívá k tomu konsolidačního centra Orion, které kromě distribuce dokladů zajišťuje i jejich důvěryhodnou archivaci. Tento krok Henkel činí v souladu se svou strategií udržitelného rozvoje. Přirozeně přitom navazuje na svůj hlavní komunikační pilíř - EDI komunikaci ve formátu UN/EDIFACT, přes kterou v současné době proudí více než 60% všech vystavených daňových dokladů společnosti.

Elektronicky více než 10 druhů obchodních a logistických dokladů

Zavádění bezpapírové komunikace v rámci celé společnosti. To je jeden z cílů strategie trvalé udržitelnosti, která je součástí firemní vize a firemních hodnot společnosti Henkel, předního světového výrobce pracích a čisticích prostředků, kosmetiky, lepidel a technologií. Elektronizaci přitom neomezila pouze dovnitř společnosti, ale cílí i na své obchodní partnery, včetně těch, kteří s ní zatím neměli zkušenosti.

Dokladem je i nejnovější krok společnosti, kdy využila služeb konsolidačního centra Orion provozovaného společností CCV Informační systémy pro zasílání elektronických PDF zbývajícím odběratelům, se kterými prozatím komunikovala písemnou formou. Henkel tak mohl rozšířit stávající elektronickou výměnu dokumentů ve strukturované EDI podobě, díky které si měsíčně vymění tisíce dokladů nejen s obchodními partnery, ale i s poskytovateli logistických služeb. Kromě faktur pracuje Henkel s dalšími více než 10 druhy obchodních a logistických dokumentů v elektronické podobě, a to včetně elektronických dodacích listů s identifikací zboží pomocí SSCC kódů, jejichž výměnu vůbec jako první zprovoznil se společností AHOLD Česká republika.

Odběratelé změnu vítají

Zasílání daňových dokladů ve formátu PDF začal Henkel používat nejprve v divizi Lepidel, kde se dle slov customer service manažerky Evy Malíkové setkal s obrovským zájmem na straně odběratelů, a to jak v segmentu malých lepidel (AC), kde se mu během jednoho měsíce povedlo zapojit 39 odběratelů (např. Activa, Office Depot, Velkoobchod Heva, Koh-i-noor Hardtmuth), tak u těžkých lepidel, kde je mezi společnostmi zapojenými do elektronické fakturace např. Škoda Plzeň.

Na straně Henkelu tímto krokem opětovně dochází k  významné úspoře času i finančních prostředků. A odběratelé si pochvalují zejména to, že si mohou zboží v nejkratší době po dodání (DÚZP) napříjemkovat (naúčtovat) s fakturačními cenami do svého skladového systému. Navíc tyto informace dostanou na email, který si sami zvolí. Po obdržení dodacího listu tedy nemusí čekat až několik dnů na to, kdy dorazí faktura.

Bez nutnosti implementace

Jednou ze zajímavostí projektu je, že k jeho realizaci nebyla třeba žádná implementace. Společnost Henkel totiž využila stávajícího rozhraní podnikového informačního systému SAP, kde pouze zvolila pro výstup zaslání PDF emailem. Takto vyexportovaná data pak směřují rovnou do připraveného konsolidačního centra Orion, kde jsou označena elektronickým podpisem a rozeslána na požadovanou emailovou adresu dle nastavení protistrany. Faktury jsou přitom v rámci Orionu uloženy v archivu faktur pod příslušnými identifikátory a důvěryhodně, v souladu s platnou legislativou, archivovány.

Další uplatnění a výhody přibývají

Henkel navíc našel i další použití služby, a to v komunikaci s řetězcem AHOLD, kterému zpracovává veškeré faktury centrum sdílených služeb v Krakově, zatímco tzv. bonusové dobropisy řeší česká centrála a doposud probíhalo jejich zpracování v papírové formě. Henkel tak díky této službě může posílat bonusové dobropisy přímo české centrále v čitelné podobě ve formátu PDF a to prostřednictvím stejného systému, který používá pro EDI komunikaci. Varianty dokladů ve formátech EDI a PDF lze navíc v rámci konsolidačního centra libovolně kombinovat. To vede například u opravných daňových dokladů, které jsou obtížným způsobem generovány pro strukturovanou EDI komunikaci, k podstatnému zjednodušení a urychlení celého procesu.

Více informací o konsolidačním centru ORION na ww.ccv.cz/elektronicka-komunikace-edi/reseni-edi-orion/

O společnosti Henkel

Společnost Henkel nabízí na celém světě své přední značky a technologie ve třech oblastech: prací a čisticí prostředky, kosmetika a lepidla a technologie. Společnost založená v roce 1876 zaujímá se svými celosvětově známými značkami jako Persil, Schwarzkopf a Loctite čelní tržní pozice jak v oblasti spotřebního zboží, tak zboží pro průmyslové aplikace. Společnost Henkel sídlící v Düsseldorfu v Německu má na celém světě přibližně 47 tisíc zaměstnanců a patří mezi německé společnosti s nejrozsáhlejší mezinárodní působností.

O společnosti CCV Informační systémy

CCV Informační systémy působí na trhu od roku 1992 a patří k významným hráčům domácí scény oboru informačních systémů. Sídlí v Brně (divize CCV Business Solutions) a další pobočky působí v Brně (divize CCV eGovernment), v Opavě (divize CCV eBusiness) a v Kysuckém Novém Meste (CCV Slovensko). Poskytuje komplexní dodávky ve vývoji, poradenství a implementaci podnikových informačních systémů (Microsoft Dynamics) a dalších softwarových aplikací pro vybrané oblasti podnikání. Specializuje se na řešení pro poskytování elektronické výměny dat (řešení EDI Orion), zabezpečuje bezpapírový oběh obchodních dokladů. Vyvíjí speciální řešení (registry, portály) pro státní správu. CCV Informační systémy udržuje certifikát systému kvality ISO 9001:2009, je partnerem společnosti Microsoft s titulem Microsoft Gold Certified Partner a nositelem partnerského titulu Oracle Gold Partner.