Úřad se v návaznosti na podnět, který obdržel, zabýval postupem města, které na svých webových stránkách zveřejňuje informace o přítomnosti zaměstnanců městského úřadu na pracovišti. To vše s odkazem na zajištění transparentnosti činnosti města a dostupnosti služeb občanům. V tomto konkrétním případě je vedle standardních informací o úředních hodinách a úředních osobách na webu zveřejněn jmenný seznam zaměstnanců městského úřadu s ukazatelem přítomnosti každé jednotlivé osoby na pracovišti (barevně je odlišeno, kdo je přítomen a kdo není) na základě informací automaticky přebíraných z docházkového systému.

Je nepochybně povinností obce zajistit veřejnou službu občanům, tj. výkon zákonem svěřené agendy, a to v úředních hodinách, které obec stanoví. Současně je nezbytné zajistit zastupitelnost odpovědných osob a informovat veřejnost o tom, kdy a jakým způsobem může vyřídit své záležitosti. Takto stanovený účel – informování veřejnosti o dostupnosti služeb – však lze primárně naplnit i bez zpracování osobních údajů z docházkových a personálních systémů, tedy bez zásahu do práva na ochranu soukromí zaměstnanců obce. K naplnění tohoto účelu zcela postačí informace, která oddělení či odbory jsou kompetentní k vyřízení určitého typu podání či žádosti. Naopak, nezbytné již nejsou informace o přítomnosti konkrétních zaměstnanců zařazených do těchto útvarů.

Zveřejnění informace o přítomnosti zaměstnance navíc nevede k vyšší informovanosti veřejnosti. Občan z uvedeného pouze zjistí, že konkrétní zaměstnanec je v danou chvíli přítomen v zaměstnání. Systém ovšem nezaručuje přítomnost zaměstnance po celou pracovní dobu, resp. po dobu úředních hodin, kdy se občané na úřad obracejí.

Na základě výše uvedeného zjištění je pak dle Úřadu opodstatněný závěr, že předmětné zpracování osobních údajů představuje nedůvodný zásah do práv subjektů údajů (zaměstnanců) na ochranu jejich osobního a soukromého života a není proto v souladu se základními zásadami vyjádřenými v čl. 5 obecného nařízení o ochraně osobních údajů. Informace o tom, že určitý zaměstnanec je či není právě v zaměstnání, nepochybně spadá do sféry osobního života tohoto zaměstnance. Zveřejnění této informace (nadto neomezenému okruhu příjemců) je pak nutno vždy zvážit a zdůvodnit nezbytnost takového kroku ve vztahu ke sledovanému účelu. Souhlas jako právní titul ke zpracování osobních údajů zaměstnanců zpravidla není v pracovněprávních vztazích vhodným právním titulem, a to s ohledem na nerovné postavení zaměstnance ve vztahu k zaměstnavateli, kdy svoboda udělení souhlasu může být často nedostatečná. Je také nutné zohlednit fakt, že s využitím dnes již běžně dostupných technologií umožňujících automatizovaná prohledávání a stahování obsahu webových stránek, je de facto umožněno dlouhodobé sledování a monitorování přítomnosti jednotlivých zaměstnanců, což míru zásahu do jejich práv významně zvyšuje.

Závěrem lze shrnout, že k zajištění výkonu veřejné správy a informování občanů o svých úředních agendách, disponuje obec řadou administrativních a informačních nástrojů, od zveřejnění statických informací o úředních hodinách a pracovních kontaktech až po automatizovaná zpracování objednávkových a dotazových formulářů. Automatické přebírání a zveřejnění osobních údajů z docházkového systému zaměstnanců však mezi takové nástroje (s ohledem na právo na ochranu soukromí a ochranu osobních údajů) nepatří.

Partner článku