Obdobný úkol čeká obce i v roli zřizovatele, kdy budou dle všeho muset zajistit aplikační podporu pro poskytování digitálních služeb i pro své školy. V zákoně je totiž uvedeno, že „Škola a školské zařízení poskytují digitální službu pouze u úkonu, u kterého je poskytnutí v digitální podobě vyznačeno v katalogu služeb.“ A těch rozhodně není málo. Jen v rámci agendy Regionální školství (A3082) lze již dnes nalézt víc než padesát iniciačních úkonů, které může klient realizovat v režimu zákona – tedy distančně formou elektronického podání či jako plnohodnotný digitální úkon s využitím prostředků výpočetní techniky a formuláře, publikovaného na samoobslužném portále poskytovatele služby. S jeho pořízením a provozem přitom většina škol ve svých rozpočtech nepočítá.

 

Rozsah digitálních úkonů, jejichž realizaci by obce měly umožnit, je tedy znám, stejně jako datum, ke kterému by měla být zajištěna související aplikační podpora. Počínaje dnem 1. 2. 2025 by již měly být veškeré úkony zapsané v katalogu služeb vykonatelné i elektronicky. Žel příprava aplikační podpory ze strany ohlašovatele agendy (tedy MŠMT) zatím vázne. V důsledku pak řada zřizovatelů ani nemá jasnou představu, co vše bude nezbytné v této souvislosti zajistit. Prostor na přípravu se přitom rychle zmenšuje. 

 

I v oblasti poskytování digitálních služeb bude podstatnou roli hrát elektronická spisová služba. Většina z takzvaných obslužných kanálů, se kterými zákon počítá, totiž nakonec skončí ve spisové službě poskytovatele služby. Klient má totiž možnost úkon realizovat mimo jiné s využitím své datové schránky, elektronického dokumentu opatřeného uznávaným elektronickým podpisem a zaslaného na elektronickou adresu podatelny či prostřednictvím tzv. samoobslužného portálu, na kterém jsou publikovány formuláře, jejichž prostřednictvím může klient, přihlášený s využitím tzv. Kvalifikovaného prostředku elektronické identifikace (Pozn.: Například elektronický občanský průkaz či prostředek spojený s tzv. bankovní identitou vydaný v souladu s požadavky zákona č. 250/2017 Sb., elektronické identifikaci.), digitální úkon realizovat. I proto byly požadavky na funkčnost elektronických systémů spisové služby zpřesněny a zároveň byl do archivního zákona zaveden proces takzvané atestace, jehož cílem je zajistit, aby na trhu byly jen systémy, u kterých je požadovaná funkčnost garantovaně zajištěna. Doporučujeme proto vyžádat si u vašeho stávajícího dodavatele informaci, zda bude svůj produkt atestovat. Zároveň nedoporučujeme využití legislativní výjimky z provozování elektronické spisové služby pro mateřské školy. Fakticky by tak přišly o jeden z mála efektivních nástrojů, umožňujících jejich ředitelům bezchybně a efektivně plnit povinnosti, uložené platnými právními předpisy.   

 

Ale zpět k digitálním službám. Jejich poskytování je i na úrovni obce poměrně rozsáhlá integrační úloha, vyžadující vedle již uvedených systémů (formulářový portál využívající služby NIA (Pozn.: Portál národního bodu pro identifikaci a autentizaci /www.identitaobcana.cz/ a elektronická spisová služba) i výměnu dat s dalšími informačními systémy. Namátkou lze jmenovat například ekonomický či školní. Všechny tyto úlohy před realizací je vhodné řádně rozmyslet, aby v důsledku neznamenaly zvýšení administrativní zátěže. Na druhou stranu obce realizací „povinných“ služeb získají nástroje pro převedení své stávající on-line komunikace s občany do režimu digitální služby. To umožní řadu stávajících procesů (zejména ověřovacích a komunikačních) zjednodušit a zefektivnit.