Podle původních představ Konference o budoucnosti Evropy, nevládní sektor měl mít přístup, ale jako nezávazné poradní fórum národní vlády. Zástupci občanských panelů měli být přizváni také do celoevropského plenárního zasedání, ale tam zase mělo platit jen to, co z debat shrne výkonná rada (řídící výbor). Avšak v napjatém procedurálním vyjednávání s vedením Evropského parlamentu, které skočilo až těsně před slavnostním zahájením, byla role plenárního zasedání přehodnocena: „Na základě diskusí a návrhů plenárního zasedání řídící výbor zpracuje zprávu, která bude konsensuální a vznikne zcela transparentně ve spolupráci s plénem.“

Výraz „konsensuální“ znamená, že nelze prosazovat něco, s čím by zástupci občanů nesouhlasili. „Debaty občanů nepůjde ignorovat,“ hodnotí to zpravodaj listu Politico a zaznamenává vyjádření člena výkonné rady Daniela Freunda, europoslance za německé Zelené: „Konference, která chce dát podnět k centrálním projektům reforem, nesmí dospět ke svým výsledkům někde za zavřenými dveřmi. O návrzích a jejich podpoře musí být rozhodnuto veřejně velkou demokratickou většinou.“

Vedle toho byla otevřena i digitální platforma, která je centrálním místem pro shromažďování návrhů, ale může tam vkládat své nápady kdokoliv. Platforma je vícejazyčná, můžete psát i česky. Funguje na adrese ZDE a už se to tam začíná pěkně hromadit. Má to třídit umělá inteligence, uvidíme, jestli zrovna v tom nebude nějaké čertovo kopýtko.

Podle listu Politico, Evropská rada (složená ze šéfů členských vlád a států) spolu s Evropskou komisí měly jasnou představu o tom, o čem by se mělo na konferenci jednat, a nestály o nějaké další vstupy. Dohoda o širší roli plenárního zasedání je zaskočila, ale je pozdě couvnout. Evropský parlament si od konference slibuje prolomení mocenského monopolu Evropské komise. Předseda EP David Sassoli využil příležitosti a připomněl zájem svého sboru, složeného z přímo volených zástupců členských zemí, o právo zákonodárné iniciativy. To má zatím jen Evropská komise.

Plenární zasedání konference se bude účastnit 433 pečlivě strukturovaných osob. Z centrálních orgánů EU tam bude 108 poslanců Evropského parlamentu, 54 zástupců Rady (dva z každého členského státu) a tři členové Evropské komise. Další část účastníků tvoří 108 zástupců ze všech národních parlamentů zemí EU a 108 občanů. Občané nebudou vybráni náhodně, ale půjde o 80 zástupců panelových diskusí evropských občanů, z nichž alespoň jedna třetina bude mladší 25 let, a k tomu 27 zástupců panelových diskusí jednotlivých členských států či akcí spojených s konferencí (z každí členské země jen jeden). Doplní to předseda Evropského fóra mládeže.