Návrhy na ocenění mohou podávat odborné instituce, občanská sdružení, neziskové a zájmové organizace, fyzické osoby působící v oblasti kultury, právnické osoby apod.

Návrhy na ocenění musí být doručeny osobně nebo na podatelnu Magistrátu města Karviné, Odbor rozvoje, Fryštátská 72/1, Karviná-Fryštát v termínu do 23. dubna 2012. Návrhy musí být zpracovány písemně na předepsaném tiskopisu. Obsahovat musí jméno a příjmení osobnosti navrhované na ocenění, podrobnou charakteristiku osoby či  díla, z níž bude patrný přínos pro rozvoj kultury města Karviné a můžou být doplněny audiovizuální dokumentací (dokumentace, videokazeta, bibliografie apod.). Dále musí být uveden navrhovatel ocenění.

Posuzováním návrhů na ocenění se bude zabývat kulturní komise ve spolupráci s Odborem rozvoje a výsledné návrhy budou předloženy Radě města Karviné.