Finanční správa: Informační shrnutí a odpovědi na dotazy k datovým schránkám

V reakci na to, že k 1. lednu 2023 má novelou zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů dojít (nicméně tomu tak nakonec být nemusí – viz dále) k rozšíření okruhu osob, kterým se datové schránky zřizují „automaticky“ (resp. bez ohledu na vůli osoby, které je zřizována) ze zákona, byl ke stejnému datu novelizován daňový řád.

V návaznosti na existenci datové schránky je i nadále (jako dosud) vznik povinnosti podat formulářová podání (zejména daňová přiznání) v elektronické podobě spojen se zpřístupněním datové schránky zřízené (zřizované) ze zákona (zpřístupnění datové schránky zřízené na žádost takovou povinnost dosud nezakládalo a ani po 1. 1. 2023 se s jejím založením tímto způsobem aktuálně nepočítá). Novelou daňového řádu jsou však z této povinnosti vyjmuty datové schránky fyzické osoby zřizované ze zákona, které lze znepřístupnit na žádost.

Výše uvedená novela zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů počítá s možností požádat o znepřístupnění datové schránky zřizované ze zákona typu „datová schránka fyzické osoby“ (nikoliv však typu „datová schránka podnikající fyzické osoby“). Pokud v tomto směru nedojde další novelizací zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů ke změně, zpřístupnění datové schránky typu „datová schránka fyzické osoby“ zřízené ze zákona by povinnost podat formulářová podání v elektronické podobě stejně nezaložilo.

Zpřístupnění jiného typu datové schránky zřizované zákona (než „datové schránky fyzické osoby“) má podstatný dopad mj. na formu komunikace osob, kterým se takové datové schránky mají od 1. ledna 2023 zřizovat, s finančními úřady (a jejich územními pracovišti) a na doručování písemností těmto osobám ze strany orgánů Finanční správy ČR (tedy nejen finančních úřadů, ale i Odvolacího finančního ředitelství a Generálního finančního ředitelství). Některá podání budou tyto osoby nově povinny činit výhradně elektronicky (nikoliv výhradně datovou schránkou) a doručováno jim bude primárně prostřednictvím datové schránky.

Existence povinnosti učinit podání výhradně elektronicky se posuzuje k okamžiku, kdy je podání činěno, a to ve vztahu ke konkrétnímu podateli.

Např. byla-li datová schránka daňovému subjektu zřízena ze zákona dne 20. 7. 2022 a k jejímu zpřístupnění došlo dne 27. 7. 2022, tak neměl-li tento daňový subjekt zákonem uloženou povinnost mít účetní závěrku ověřenou auditorem a podával sám daňové přiznání např. dne 22. 7. 2022, nemusel tak učinit elektronicky. Pokud by však za tento daňový subjekt podal dne 22. 7. 2022 daňové přiznání zástupce mající k tomuto dni zpřístupněnu svoji datovou schránku zřízenou ze zákona, musel by uvedené daňové přiznání podat výhradně elektronicky.

V případě datových schránek fyzických osob je uvedenou novelou zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů zavedeno jejich zřizování „automaticky“ ze zákona, jakmile fyzická osoba poprvé použije přihlášení Identitou občana, resp. použije prostředek pro elektronickou identifikaci (bankovní identitu, mojeID, eObčanku apod.) – k tomu viz informace ze dne 5. 10. 2022 na webové adrese ZDE Pokud ale fyzická osoba nebude chtít takto zřízenou datovou schránku využívat, bude si ji moci na základě žádosti znepřístupnit (tedy ve své podstatě deaktivovat). Tato právní úprava zřizování datových schránek nepodnikajících fyzických osob nicméně ještě může doznat jistých změn (nebýt vůbec zakotvena), neboť aktuálně je v legislativním procesu projednáván návrh na její novelizaci (Sněmovní tisk 333 - ZDE).

Datové schránky podnikajících fyzických osob (typicky OSVČ) mají být podnikajícím fyzickým osobám zřizovány „automaticky“ po jejich zápisu do zákonem stanovené evidence nebo rejstříku. V případě takto zřízené datové schránky podnikající fyzické osoby se nepočítá s možností ji znepřístupnit na žádost.

Datovou schránku právnické osoby má Ministerstvo vnitra „automaticky“ zřídit právnickým osobám zapsaným v registru osob, bez možnosti jejího znepřístupnění na žádost.

Možnost podat žádost o dobrovolné zřízení datové schránky má zůstat zachována jak pro „datové schránky fyzické osoby“, tak „datové schránky podnikající fyzické osoby“ i „datové schránky právnické osoby“.

Změna může být problematická zejména pro Společenství vlastníků jednotek (SVJ), protože uvedená novela se dotýká i jich.

Zprávy v datové schránce jsou k dispozici po dobu 90 dnů, po této době se automaticky mažou a ke zprávám starším než 90 dní se již uživatel přímo přes datovou schránku nedostane. Má však možnost využít doplňkovou placenou službu Datový trezor, nebo si datovou zprávu stáhnout do počítače (ev. do mobilního telefonu, resp. na jakýkoli datový nosič), případně datovou zprávu archivovat na Portálu občana (bezplatná kapacita do 500 MB). Komunikace prostřednictvím datových schránek s orgány veřejné moci je bezplatná, zpoplatněná je však komerční zpráva adresovaná např. bankám, pojišťovnám, dodavatelům energií apod.

Komplexní informace k datovým schránkám jsou v elektronické podobě zveřejněny na webové adrese ZDE a na stránkách Ministerstva vnitra na adrese ZDE.

Otázky a odpovědi

Podle stavu právních předpisů platných ke 13. 12. 2022 a jejich předpokládaného účinného znění k 1. 1. 2023)

1.
Kdo bude mít povinně datovou schránku od 1. 1. 2023?

Gestorem datových schránek je Ministerstvo vnitra. Informace k datovým schránkám jsou v elektronické podobě zveřejněny na webové adrese ZDE a na stránkách Ministerstva vnitra na adrese ZDE. S účinností od 1. 1. 2023 má být datová schránka „automaticky“ ze zákona zřizována:

Každé právnické osobě zapsané v registru osob – nejen právnickým osobám zřízeným zákonem, právnickým osobám zapsaným v obchodním rejstříku a organizačním složkám podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, jak tomu je v současné době (2022), ale i právnickým osobám, jako jsou např. nadace, spolky nebo společenství vlastníků.
Podnikající fyzické osobě zapsané do zákonem stanovené evidence nebo rejstříku – dosud byly datové schránky těmto osobám (typicky OSVČ) zřizovány pouze na základě jejich žádosti, nyní jim však datovou schránku „podnikající fyzické osoby“ zřídí Ministerstvo vnitra „automaticky“.
Každé svéprávné fyzické osobě zapsané v základním registru obyvatel, která „použije prostředek pro elektronickou identifikaci vydaný v rámci kvalifikovaného systému elektronické identifikace“ (například eObčanku, bankovní identitu apod.) vůči tomu, kdo umožňuje prokázání totožnosti podle zákona upravujícího elektronickou identifikaci. Tyto osoby budou moci požádat o znepřístupnění (deaktivaci) této datové schránky.

2.
Od 1. ledna 2023 na mě padne povinnost mít datovou schránku – kde a jak si jí zřídím?

Datovou schránku v takovém případě zřídí Ministerstvo vnitra automaticky, tedy aniž by se podávala žádost o její zřízení. Informace k datovým schránkám jsou v elektronické podobě zveřejněny na webové adrese ZDE a na stránkách Ministerstva vnitra na adrese ZDE.

3.
Jak si zruším datovou schránku?

O zrušení datové schránky není možné žádat, v některých případech je však možné požádat Ministerstvo vnitra o její znepřístupnění (ve své podstatě o deaktivaci). Na základě žádosti lze datovou schránku znepřístupnit jde-li o datovou schránku zřizovanou na žádost (nikoli „automaticky“ ze zákona), nebo o „datovou schránku fyzické osoby“ (nikoli „datovou schránku podnikající fyzické osoby“). Informace k datovým schránkám jsou v elektronické podobě zveřejněny webové adrese ZDE a na stránkách Ministerstva vnitra na adrese ZDE.

4.
Může mi někdo datovou schránku obstarávat?

Toto možné je. Konkrétní informace jsou dostupné v Provozním řádu ISDS dostupném např. prostřednictvím webové adresy ZDE.

5.
Hrozí mi od finančního úřadu pokuty, pokud s ním nebudu po 1. 1. 2023 komunikovat přes datovou schránku?

Nevyužívání zpřístupněné datové schránky zřízené ze zákona, kterou nelze znepřístupnit na žádost, ke komunikaci s finančními úřady (a jejich územními pracovišti) sice samo o sobě není důvodem pro uložení pokuty, může to však mít jiné důsledky.

Právní předpisy v některých případech stanoví povinnost komunikovat se správcem daně (slovy zákona „činit podání“) výhradně elektronicky. Tuto povinnost lze splnit právě např. komunikováním (např. zasláním daňového přiznání) prostřednictvím datové schránky, ale i jinými připuštěnými způsoby elektronické komunikace na dálku (lze doporučit využít aplikaci Elektronická podání pro Finanční správu nebo aplikaci Online finanční úřad – obě jsou dostupné např. prostřednictvím www.mojedane.cz).

Není-li podání učiněno elektronicky, ačkoli jiná forma, než elektronická není pro jeho učinění v daném případě připuštěna, může to vést ke vzniku povinnosti uhradit pokutu, nestanoví-li právní předpisy jiný následek (např. neúčinnost takového podání, na které se zjednodušeně řečeno hledí tak, jako by nebylo učiněno).

6.
Pokud mi má být automaticky datová schránka zřízena do 31. března 2023 – musím už za rok 2022 podat daňové přiznání k dani z příjmů elektronicky a vyčkat s jeho podáním do zřízení datové schránky, nebo mohu ještě podat přiznání na papírovém formuláři? A musím čekat na zaslání přístupových údajů do datové schránky?

Dokud podateli nevznikla povinnost podat daňové přiznání k dani z příjmů výhradně elektronicky (viz další odstavce), může k jeho podání zvolit listinnou (papírovou) formu a v listinné formě ho podat, i kdyby již reálně očekával, že mu povinnost podat toto daňové přiznání výhradně elektronicky (klidně i v brzké době) vznikne. S podáním daňového přiznání tak nemusí vyčkat do okamžiku sdělení přístupových údajů do jemu nově zřizované datové schránky, jak se o tom zmiňujete ve Vašem dotaze.

Další souvislosti:

Z pohledu vzniku povinnosti podat daňové přiznání elektronicky v návaznosti na existenci datové schránky není již dnes podle účinné právní úpravy rozhodný okamžik zřízení datové schránky zřízené ze zákona (datová schránka zřízená na žádost povinnost podat daňové přiznání výlučně elektronicky nezakládá), ale až její zpřístupnění.

Ke zpřístupnění datové schránky zřízené ze zákona dojde prvním přihlášením některé z osob definovaných zákonem o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (přístupové údaje zasílá Ministerstvo vnitra bezodkladně po zřízení datové schránky), nejpozději však patnáctým dnem po dni doručení přístupových údajů těmto osobám.

Existence povinnosti podat přiznání výhradně elektronicky se posuzuje k okamžiku, kdy je daňové přiznání podáváno, a to ve vztahu ke konkrétnímu podateli.

Povinnost podat daňové přiznání výhradně elektronicky ve formě datové zprávy vzniká nejen zpřístupněním datové schránky zřízené ze zákona, ale i uložením zákonné povinnosti mít účetní závěrku ověřenou auditorem.

V reakci na to, že k 1. lednu 2023 má novelou zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů dojít k rozšíření okruhu osob, kterým se datové schránky zřizují „automaticky“ (resp. bez ohledu na vůli osoby, které je zřizována) ze zákona, byl ke stejnému datu novelizován daňový řád. V návaznosti na existenci datové schránky je i nadále (jako dosud) vznik povinnosti podat formulářová podání (zejména daňová přiznání) v elektronické podobě spojen se zpřístupněním datové schránky zřízené (zřizované) ze zákona (zpřístupnění datové schránky zřízené na žádost takovou povinnost dosud nezakládalo a ani po 1. 1. 2023 se s jejím založením tímto způsobem aktuálně nepočítá). Novelou daňového řádu jsou však z této povinnosti vyjmuty datové schránky fyzické osoby zřizované ze zákona, které lze znepřístupnit na žádost.

Např. pokud by byla datová schránka podnikající fyzické osoby zřízena daňovému subjektu ze zákona dne 12. 2. 2023 a k jejímu zpřístupnění by došlo 20. 2. 2023, přitom tento daňový subjekt by chtěl podat daňové přiznání sám, tak by měl povinnost podat daňové přiznání výhradně elektronicky počínaje (bez zohlednění povinnosti ověřené účetní závěrky) dnem 20. 2. 2023.

7.
Využíval jsem bankovní identitu a stát mi oznámil (28. 2. 2023) zřízení datové schránky – musím už letos (2023) podat přiznání elektronicky?

Daňové přiznání k dani z přidané hodnoty lze podat výhradně elektronicky. Pro určení okamžiku, od kterého podateli vzniká povinnost podat výhradně elektronicky daňové přiznání k jiné dani, platí vše uvedené v odpovědi na dotaz č. 6). Samotné zřízení datové schránky povinnost podat daňové přiznání výhradně elektronicky nezakládá.

8.
Musím v letošním roce (2023) čekat na zřízení schránky, nebo mohu podat daňové přiznání na papírovém formuláři?

9.
Co se stane, když mi bude zřízena schránka až 31. 3. 2023 a já ten den budu odevzdávat daňové přiznání na papírovém formuláři? Bude mé podání platné?

10.
Má pouze úřad povinnost směrem k občanovi použít datovou schránku, nebo je možné i nadále řešit úřední úkony papírově?

V některých případech právní předpisy vyžadují, aby podání bylo činěno výhradně elektronickou formou. Tak je tomu např. v případě daňového přiznání podávaného osobou se zpřístupněnou datovou schránkou zřízenou ze zákona (od 1. 1. 2023 budou z této povinnosti vyjmuty datové schránky fyzické osoby zřizované ze zákona, které lze znepřístupnit na žádost), nebo (vždy) v případě daňového přiznání k dani z přidané hodnoty. Ostatní úkony je i nadále možné řešit v „papírové“ podobě, nicméně elektronickou komunikaci lze i v takových případech jedině doporučit – velmi nápomocná v tomto může být Daňová informační schránka plus, dostupná např. i díky přístupovým údajům k datové schránce ZDE.

11.
Ten, kdo má datovou schránku, musí daňové přiznání podávat právě tou datovou schránkou?

K podání daňového přiznání finančnímu úřadu v elektronické formě může osoba se zpřístupněnou datovou schránkou využít nejen datovou schránku, ale i některý z jiných možných způsobů elektronické komunikace na dálku.

Pro podání daňových přiznání k daním spravovaným finančními úřady lze doporučit využít aplikaci Elektronická podání pro Finanční správu nebo aplikaci Online finanční úřad (obě jsou dostupné např. prostřednictvím www.mojedane.cz).

12.
Pokud mám datovou schránku (zřízenou ze zákona), může za mě nadále podávat daňová přiznání můj účetní/daňový poradce?

Zpřístupnění (a ani zřízení – viz dále) datové schránky samo o sobě nebrání tomu, aby daňové přiznání osoby, které byla datová schránka zpřístupněna, bylo podáno prostřednictvím jejího účetního/daňového poradce (zástupce).

13.
Kde mohu srozumitelně nalézt všechny daňové povinnosti pro držitele datových schránek?

Zpřístupnění datové schránky může mít v konkrétním případě dopad na formu komunikace osob se zpřístupněnou datovou schránkou s finančními úřady (a jejich územními pracovišti) a na doručování písemností těmto osobám ze strany orgánů Finanční správy ČR (tedy nejen finančních úřadů, ale i Odvolacího finančního ředitelství a Generálního finančního ředitelství). Některá podání jsou tyto osoby povinny činit výhradně elektronicky (nikoliv však výhradně datovou schránkou) a doručováno jim bude primárně prostřednictvím datové schránky. V podrobnostech lze odkázat na Metodický pokyn k elektronickému podání při správě daní dostupný ZDE.

V návaznosti na existenci datové schránky je i nadále (jako dosud) vznik povinnosti podat formulářová podání (zejména daňová přiznání) v elektronické podobě spojen se zpřístupněním datové schránky zřízené (zřizované) ze zákona (zpřístupnění datové schránky zřízené na žádost takovou povinnost dosud nezakládalo a ani od 1. 1. 2023 se s jejím založením tímto způsobem aktuálně nepočítá). Novelou daňového řádu jsou z této povinnosti s účinností od 1. 1. 2023 vyjmuty datové schránky fyzické osoby zřizované ze zákona, které lze znepřístupnit na žádost.

14.
Jsem OSVČ a využívám služeb účetního/daňového poradce k vyřizování mých daňových povinností a po prvním čtvrtletí 2023 mi bude automaticky zřízena datová schránka ze zákona. Budu moci nadále využívat služby svého účetního/daňového poradce k vyřizování mých daňových povinností, i když budu nově držitelem datové schránky ze zákona? Nebo budu muset nově plnit své daňové povinnosti pouze elektronicky např. daňové přiznání prostřednictvím nově zřízené datové schránky ze zákona nebo přes portál Moje daně bez využití služeb mého účetního/daňového poradce?

Zpřístupnění (a ani zřízení) datové schránky samo o sobě nebrání tomu, aby daňové přiznání osoby, které byla datová schránka zpřístupněna, bylo podáno prostřednictvím jejího účetního/daňového poradce.

15.
Dobrý den, pokud budu mít živnost stále přerušenou a například nastoupím do zaměstnání, nebrání moje datová schránka jako OSVČ například tomu, aby za mě zaměstnavatel provedl roční zúčtování daně nebo jiné úkony? Případně pokud bych měla povinnost podat daňové přiznání, ale ne jako OSVČ, ale jako zaměstnanec, schránku pro tyto účely využívat nebudu?

Zpřístupnění (a ani zřízení) datové schránky (a to ani datové schránky podnikající fyzické osoby zřízené osobě samostatně výdělečně činné – OSVČ) nebrání tomu, aby osobě, které byla datová schránka zpřístupněna, provedl zaměstnavatel roční zúčtování daně, ev. jiné s tím související úkony. Pokud by tato osoba chtěla podat daňové přiznání k dani z příjmů sama za sebe – zaměstnance, může tak učinit a není vyžadováno, aby k tomu využila svoji datovou schránku.

16.
Dobrý den, nikde jsem nedohledala, jestli mohu použít datovou schránku zřízenou pro soukromou osobu (mojí) i pro odeslání např. Hlášení na úřad nebo daňového přiznání OSVČ. Nebo zda ji dokonce použít musím, i když není primárně založena pro OSVČ? Našla jsem informace, že pokud mám dvě schránky, tak mi úřad má doručovat soukromé věci do té soukromé a zprávy k podnikání do té OSVČ. Současně bylo ale uvedeno, že pokud se úředník splete a použije špatnou schránku, považuje se i tak za zprávu doručenou. Otázka tedy je, zda to platí i opačně, pokud jako občan použiji k elektronické komunikaci schránku soukromou k podání přiznání například jako identifikovaná osoba k DPH bude to považováno za regulérní doručení DS a nemusím tedy na úřad s písemným potvrzením podání?

Fyzická osoba se zpřístupněnou datovou schránkou (podnikající) fyzické osoby může (ale nemusí) tuto datovou schránku obecně využít i pro podání v daňových věcech týkajících se její podnikatelské činnosti.

Pokud by měla zpřístupněnu i datovou schránku podnikající fyzické osoby, tak platí, že se zpřístupněním datové schránky podnikající fyzické osoby je spojena povinnost osoby s touto zpřístupněnou datovou schránkou činit formulářová podání (typicky podat daňové přiznání) ve vztahu k těm podáním, která se vztahují k činnosti, ve které alespoň částečně vystupuje jako podnikající fyzická osoba (tedy např. jde-li o přiznání k dani z příjmů fyzických osob podávané za příjmy související s její podnikatelskou činností). V takovém případě nicméně lze k podání daňového přiznání finančnímu úřadu v elektronické formě využít nejen datovou schránku, ale i některý z jiných možných způsobů elektronické komunikace na dálku.

Pro podání daňových přiznání k daním spravovaným finančními úřady lze doporučit aplikaci Online finanční úřad (dostupnou ZDE).

17.
Dobrý den, obracím se na Vás s dotazem na datovou schránku, kdy jsem tuto informaci na portálu nenašel. Pro komunikaci s úřady a dalšími institucemi se dá využít datová schránka, ale pokud bych potřeboval od pracovníka příslušného úřadu poradit s problémem, mohu i nadále fyzicky využívat služeb všech úřadů nebo díky založení datové schránky již toto není možné. Dále pokud chci zřídit datovou schránku a jsem zaměstnanec, kdy mi roční daňové přiznání doposud dělá zaměstnavatel, zůstává toto i nadále nebo jsem povinen podávat daňové přiznání podávat prostřednictvím datové schránky.

Zpřístupnění datové schránky obecně nebrání tomu, aby držitel datové schránky osobně navštívil finanční úřad nebo jiný orgán Finanční správy ČR. Pokud by však chtěl učinit podání (např. podat daňové přiznání), může být se zpřístupněním datové schránky spojena povinnost učinit takové podání výhradně elektronicky (ne však nutně prostřednictvím datové schránky). V podrobnostech viz odpověď na dotaz č. 13.