V rámci projektu Moderní a efektivně řízená přátelská knihovna se podařilo elektronizovat procesy organizace s důrazem na workflow elektronických dokumentů, provázat spisovou službu s agendovými systémy, on-line integrovat vazby mezi jednotlivými subsystémy a agendami i omezit ručně vykonávané rutinní operace a duplicitu mnohých dat. Že vám to přijde za tak krátkou dobu nemožné? O sci-fi skutečně nejde, a to ještě ve výčtu řada inovací chybí.

Se svými 33 pobočkami je Knihovna Jiřího Mahena druhou největší knihovnou v republice. Její provoz klade stále větší požadavky na informační systém. Smyslem projektu bylo komplexní řešení informačního systému knihovny i jejích poboček. Cílem bylo nastavení efektivního řízení organizace prostřednictvím workflow elektronických dokumentů, řízení projektů a poskytnutí nástrojů efektivního managementu na všech úrovních řízení organizace. Nový informační systém posílil infrastrukturu, konsolidoval ICT a zajistil potřebnou úroveň a přístupnost služeb pro klienty KJM. Velmi důležitým kritériem bylo také zajištění bezpečnosti informačního systému a v neposlední řadě i splnění evropských nařízení eIDAS a GDPR. 

První částí projektu byla dodávka a implementace knihovního systému ARL včetně nezbytného hardware a s ním souvisejícího programového vybavení. Druhá část projektu se týkala tzv. provozních agend, jako je ekonomika, personalistika, mzdy, spisová služba, elektronické schvalování a manažerské řízení. Tyto agendy byly postaveny na systému GINIS od společnosti GORDIC. „Po několika měsících provozu můžeme konstatovat, že se díky aktivnímu zapojení všech zúčastněných cíle projetu podařilo naplnit,“ shrnula s odstupem času výsledky implementace ředitelka KJM Ing. Libuše Nivnická.

Komplexnost a integrace

Jedním z nejzásadnějších přínosů je bezesporu komplexnost dodávaného řešení, kterou se běžně organizace obdobného typu pyšnit nemohou. Od samotného počátku bylo dbáno na to, aby jednotlivé součásti na sebe navazovaly a pokrývaly většinu běžné činnosti veřejné knihovny a jejích poboček. A zároveň aby byly zajištěny takové hardwarové podmínky, které by zmiňovanou komplexnost umožňovaly.

Dalším klíčem k úspěchu bylo provázání všech systémů, tedy těch nově implementovaných i dříve využívaných. V rámci projektu tak došlo nejen k provázání všech agend GINIS na úrovni workflow a sdílení společné databáze, ale i integrace GINIS s knihovním informačním systémem ARL v oblasti pokladních plateb a spisové služby a v neposlední řadě došlo k propojení systému pro mzdy a personalistiku od firmy GORDIC s docházkovým IS ANeT-Time.

Dveře otevřené rozvoji

Svět informačních technologií se řítí obrovskou rychlostí kupředu. To si uvědomovaly všechny zúčastněné strany již na začátku projektu, a proto jej koncipovaly s ohledem na další rozvoj, včetně případného napojování systémů třetích stran. Už v současné době se začíná připravovat například napojení knihovního systému na brněnský elektronický účet Brno ID. Knihovna tak vychází vstříc klientům, kteří chtějí stále více řešit své záležitosti on-line. 

Spisová služba jako efektivní součást

Spisová služba v systému nefiguruje jako samostatný celek, který by byl složitě roubován na další agendy, ale je jejich integrální součástí. Ekonomické doklady, jako jsou například faktury, jsou již při pořízení automaticky vloženy do spisové služby i s přiděleným správným spisovým a skartačním znakem. Celý proces pokračuje předáním balíku do spisovny a směřuje až ke skartačnímu návrhu a tvorbě SIP balíčku s možností předání do Národního digitálního archivu. I propojení knihovního systému ARL se spisovou službou přispívá k efektivitě díky řešení evidence a průkaznosti komunikace s klienty, což zahrnuje například listinné upomínky, přihlášky čtenářů a mnoho dalších dokumentů. Propojení vede i k dodržení skartačních lhůt dokumentů ve všech agendách.

Dostupnost informací

 I toto slovní spojení nalezneme mezi výčtem hlavních cílů projektu. A i tohoto cíle bylo dosaženo – jednotliví pracovníci knihovny disponují odpovídajícím přístupem k datům dle svého pracovního zařazení (čerpání ekonomických prostředků, stav schválení žádostí, stav úhrad jednotlivých dokladů, aktuální stav čerpání pro řešitele dotačních titulů apod.). Nové možnosti se otevřely také pracovníkům poboček, které jsou součástí metropolitní sítě. Tito pracovníci disponují on-line přístupem nejen do knihovního systému, ale například i do ekonomických pokladen, prodejních skladů zásob zboží, docházkového systému nebo spisové služby. V plné kvalitě jsou poskytovány služby samozřejmě i v off-line režimu, k provázání dat se serverem pak dojde při opětovném připojení k internetu.

Kde je vůle, tam je cesta

Zásluhou zodpovědného přístupu všech zúčastněných stran, plné podpory vedení knihovny i technologické úrovni dodaných SW a HW nástrojů se ambiciózní cíle projektu se podařilo splnit. Díky tomu se Knihovna Jiřího Mahena v Brně pyšní vysoce nadstandardní úrovní digitalizace, která zefektivnila vnitřní procesy, přinesla řadu časových i finančních úspor, a především přiblížila knihovnu blíže zájemcům o vědění a vzdělávání – občanům.