Dlouhé měsíce příprav vyvrcholily koordinační schůzkou, kde se řešila dopravní obslužnost, zdravotnické zabezpečení pro případ menších i vážnějších úrazů, bezpečnostní a hygienická opatření, stejně tak jako pokyny pro sportovce i návštěvníky areálu.

Jedním z podstatných kroků k zajištění zdárného průběhu akce je dle organizátorů plynulá doprava. Bude nezbytné využívat kyvadlové spojení mezi Lipnem a Loučovicemi. „Apelujeme na návštěvníky, aby auta nechali na odstavných parkovištích ve Vyšším Brodě, v Loučovicích, Frymburku a v Lipně nad Vltavou,“ uvedla za krajský úřad Marta Spálenková, vedoucí oddělení krizového řízení. Do samotného parku je možno vstoupit třemi vchody, u kterých bude návštěvní řád a upozornění, že do parku je zakázán vstup s koly, se psy, se zbraní, pyrotechnikou, omamnými látkami a alkoholem. Dodržování těchto opatření bude bezpečnostní služba u návštěvníků i namátkově kontrolovat. V samotném areálu budou přítomni nejen pracovníci bezpečnostní služby, ale i zdravotníci, připraveni ošetřit drobná zranění. Posíleny však budou i jednotky zdravotní záchranné služby tak, aby v případě vážnějšího zranění mohli být pacienti v co nejkratší době dopraveni do nejbližší nemocnice v Českém Krumlově, v případě vážnějších případů pak do Českých Budějovic. Rozšířené ordinační hodiny pak bude mít služba pohotovosti v Horní Plané. K zajištění bezpečnosti v parku a plynulosti dopravy plánuje policie posílení jednotek dopravní i pořádkové policie, stejně tak jako zajištění pyrotechniků a psovodů. Zdravotní nezávadnost bude operativně kontrolovat Krajská hygienická stanice.  

První nápor návštěvníků očekává Olympijský park při svém zahájení, které je plánováno na 5. srpna od 16:00 hodin. V dalších dnech bude park zpřístupněn vždy od deseti hodin ráno, do deseti hodin večer. Sportoviště mimo hlavní park se budou zavírat o čtyři hodiny dřív.