Stále více státních úřadů i komerčních subjektů využívá podle odborníků při administrativě ověřenou elektronickou dokumentaci. Nejčastěji se v Česku komunikuje přes datové schránky a dokumenty podepsané certifikovaným nebo biometrickým podpisem. „V roce 2014 obdržela Finanční správa České republiky přes 2 700 000 ověřených datových zpráv a dokumentů. U daňového přiznání fyzických osob činí podíl digitálních dokumentů zatím jen 5 %, naopak u přiznání DPH obdržíme elektronicky až tři čtvrtiny formulářů,“ potvrzuje trend Jitka Ježková, tisková mluvčí Generálního finančního ředitelství. Oblíbenost digitálního podání potvrzují i zástupci místní samosprávy. „Firmy a podnikatelé řeší přes internet nejčastěji dopravní administrativu, správní řízení a insolvenční agendu. Stále častěji se setkáváme i s elektronicky podepsanými fakturami,“ souhlasí tiskový mluvčí Magistrátu města Brna Pavel Žára. Podobný trend zaznamenal i pražský magistrát, kam občané digitálně podávají i oznámení o shromáždění a veřejných sbírkách. Ročně zde přitom úředníci přijmou a vydají průměrně přes 400 tisíc elektronických dokumentů.

Rostoucí zájem o certifikovanou elektronickou komunikaci má více příčin. Některé firmy a podnikatele vede k založení datových schránek a elektronických podpisů zákonná povinnost, jiní si je pořizují z čistě praktických důvodů. „Elektronické podpisy využíváme nejen při styku s úřady, ale především při komunikaci s našimi koncovými zákazníky, kterým takto autorizujeme vystavené daňové doklady. Práce s digitálními dokumenty se dá z velké části automatizovat, čímž se výrazně snižuje časová náročnost  zpracování daňových dokladů na straně zákazníka. Tím ve výsledku ušetří nemalé finanční prostředky,“ vysvětluje Martin Holoubek ze společnosti Activa, jedničky na trhu v oblasti poskytování služeb a vybavení pro kanceláře. Z právního hlediska má navíc certifikovaná agenda vysokou důvěryhodnost a důkazní váhu, protože ji nelze nijak z falšovat či pozměňovat. Podle Holoubka firmy ušetří také náklady na tisk, poštovní rozesílku a fyzickou archivaci dokumentů.

S elektronicky certifikovanými dokumenty přicházejí stále častěji do styku i běžní občané. Ti si mohou z vlastní iniciativy zřídit přes ministerstvo vnitra či Czech POINT datovou schránku, tedy elektronické úložiště pro zasílání e-dokumentů, i zaručený elektronický podpis pro komunikaci s úřady. Ten je možné si pořídit třeba u České pošty. Lákadlem je právní nezpochybnitelnost dokumentace, vyšší bezpečnost a také úspora času.

Digitální autentizovaný podpis však stále častěji vyžadují i banky a pojišťovny. V posledním roce začaly peněžní instituce u smluv zavádět takzvaný biometrický podpis. Místo na papír se lidé podpisují na elektronickou podložku SignPad, která zachytí obrázek podpisu i jeho dynamické charakteristiky, jako je tlak a zrychlení. Digitalizace bankám usnadňuje například vytváření fyzických duplikátů dokumentů, kterých je zapotřebí značné množství. Například podle údajů GE Money Bank totiž žádá banky o duplikáty smluv kvůli ztrátě každý sedmý klient. Důležitým argumentem pro zavádění digitální signace je i výrazně vyšší bezpečnost a přesnost podpisových vzorů.

„Biometrické podpisy využíváme již téměř rok. K listopadu 2014 elektronicky podepsalo přes 15 tisíc klientů zhruba 190 tisíc dokumentů,“ uvádí Milada Franek, tisková mluvčí GE Money Bank. Pilotní projekty s digitální signaturou spustily i Pojišťovna České spořitelny a ČSOB Pojišťovna. Téměř bezpapírově pak funguje Air Bank. 80 % smluv podepíšou její klienti elektronicky na pobočkách. Dalších 11 % pak potvrdí online s pomocí hesla a jednorázového SMS kódu.

Podle odhadů oslovených bank uspoří elektronizace smluv průměrně 4 až 6 listů papíru na uzavření jedné smlouvy, a proto ji hodnotí i jako pozitivní změnu z ekologického hlediska.

O společnosti ACTIVA

ACTIVA spol. s r.o. působí jako dodavatel kancelářských potřeb od roku 1992. Během své mnohaleté existence si na trhu vybudovala významné postavení a získala řadu významných a náročných klientů, kteří oceňují její vysoce profesionální služby. V současné době má společnost téměř 420 zaměstnanců. Centrála společnosti se nachází v Praze-Letňanech, kde je z centrálního skladu o rozloze téměř 20 500 metrů čtverečních okamžitě expedováno požadované zboží zákazníkům. Společnost působí také na Slovensku pod názvem ACTIVA Slovakia. V katalogu ACTIVA, který představuje nejširší nabídku na trhu, naleznete více než 8 400 položek kancelářského zboží včetně občerstvení a úklidových prostředků.

O GE Money Bank

GE Money Bank patří mezi největší české peněžní ústavy. Je univerzální bankou, která disponuje jednou z nejširších sítí poboček a bankomatů v ČR a rychle roste. Své služby orientuje jak na občany, tak na malé a střední podniky. Její velkou výhodou je, že je součástí jedné z největších a nejsilnějších společností na světě. GE má diverzifikované portfolio průmyslových i finančních firem, které generují vlastní finanční aktiva.