Podle předběžných odhadů uspoří až 30 % času certifikačního procesu. Důvodem je, že mnohdy je věnováno příliš mnoho času dokumentační fázi.  Tuto část auditu usnadnila a zefektivnila prostřednictvím moderních technologií. Nově využívá tablety s možností převodu ručně psaného textu.

Dokumentování auditu a sepisování zpráv je zásadní pro všechny zúčastněné. Firma by měla zprávě rozumět, auditor by měl své nálezy i doporučení auditované firmě srozumitelně přednést a dokumentaci z auditu také dodat do sídla certifikačního orgánu, kde následně dochází ještě ke zpracování zpráv a její kontrole. Podle zkušeností zástupců United Registrar of Systems Czech (URS Czech), nadnárodní společnosti zabývající se certifikací mezinárodních podnikových standardů, se zastoupením v Česku, je mnohdy věnováno příliš mnoho času dokumentaci, jejímu tištění, předávání, používání, archivování a následné kontrole.

„Přechod na elektronický reporting nám, jakožto nadnárodnímu certifikačnímu orgánu, pomáhá zefektivnit práci auditora při sepisování zpráv u klienta a následnému použití. Auditor se tak může více zaměřit na praktický přínos auditu pro auditovanou firmu,“ vysvětluje důvody kroku Petr Maličovský, generální ředitel URS Czech.

Pokud má mít ISO certifikace pro firmu přidanou hodnotu, musí to chtít za prvé certifikovaná firma a za druhé musí mít příslušný auditor certifikační společnosti možnost efektivně audit provést. To závisí na přístupu auditované firmy, ale také na pracovních postupech a nástrojích, které auditor používá.

Každá certifikační firma má pro své auditory od akreditačního orgánu schválené pracovní postupy a dokumentaci k provádění certifikačních auditů. Tyto postupy je nutné dodržovat, avšak usnadnění je přípustné a žádoucí. Systém běží na klasické kancelářské sadě MS Office, aby byl dostupný skutečně každému ze zúčastněných, bez ohledu na různé potřeby uživatele. Mezi používanými tablety jsou Samsung Ativ smart PC – Model 700 T1C-A03, Lenovo Think Pad Tablet 2, Dell Latitude 10 a Acer Iconia W500. Pro elektronický reporting  je totiž praktická podpora softwaru na převod rukopisu na text např. pro wordovské dokumenty jako součást operačního systému.  „Naši zákazníci se již nebudou při auditech setkávat s tím, že auditoři tisknou stohy papíru, ale budou vidět, jak na tabletech připravují dokumentaci a píší zprávy z auditu, které následně posílají bez vytištění zákazníkům a do centrály certifikačního orgánu ke zpracování,“ přibližuje dále Petr Maličovský z URS Czech.

Proces auditu

Každá nabídka a smlouva s klientem musí projít u certifikačního orgánu schvalovacím procesem firmy. Schvalování zahrnuje zejména kontrolu naplánovaného počtu dní na audit a správné zadání předmětu podnikání auditované firmy. Pro každý předmět podnikání musí mít certifikační orgán akreditaci a kvalifikovaného auditora, který musí projít složitým schvalovacím procesem. Teprve pak, může certifikační orgán naplánovat a provést u svého zákazníka audit.

Při auditu se musí přidělený auditor řídit zásadami, které jsou dány jak příslušnými standardy jako je například ISO 9001 nebo 14001 apod. (jejich soulad s praxí firmy prověřuje). Zároveň se však řídí svými interními postupy, které určuje certifikační orgán a které jsou akreditovány.  Auditor má při auditu omezený čas a ten musí rozdělit správně mezi návštěvu provozu a prověření daného standardu v praxi, což je práce a sepsání dotčené dokumentace. Výstupem auditu je pro auditovanou společnost zpráva auditora s nálezy a doporučeními.

URS Certifikace/United Registrar of Systems Czech s.r.o.

Historie sahá do roku 2006, kdy bylo v Praze otevřeno oficiální zastoupení společnosti ROS Group sídlící ve Velké Británii a jež má pobočky ve 32 zemích světa. Firma disponuje oprávněním provádět certifikační audity vydaným akreditačním orgánem United Kingdom Accreditation Service a asociací International Automotive Task Force. Více informací naleznete na http://www.urs-certifikace.cz/.