V letošním roce se společnost Slovnaft rozhodla přejít na plně elektronický, tzv. bezpapírový, oběh faktur a zautomatizovat tak proces jejich schvalování, rozúčtování a výsledného zpracování. AutoCont zajistil propojení celopodnikového systému Microsoft Dynamics NAV s  platformou Microsoft SharePoint doplněnou o nadstavbu Nintex Workflow.

Došlé faktury se naskenují prostřednictvím automatického skenovacího zařízení, opatří čárovým kódem a uloží do systému Microsoft SharePoint. Dále již obíhají pouze elektronicky a v papírové podobě zůstávají v účtárně. Takto je vždy jasné, kde a v jaké fázi zpracování se faktura nachází. Podle typu faktury a předem definovaných podmínek systém automaticky řídí schvalovací proces. Určuje schvalovatele, zasílá mu upomínky, hlídá termíny. Poté, co jsou schváleny a zadány všechny údaje pro rozúčtování, je proces ukončen zaúčtováním v podnikovém systému.

„Zavedením elektronického oběhu faktur došlo ke zrychlení zpracování došlých faktur a ke snížení chybovosti. Elektronické schvalování je přístupné i uživatelům, kteří nemají přístup do celopodnikového systému Microsoft Dynamics NAV, což celý proces velmi zjednodušilo. Současně nám to šetří případné nepříjemnosti se ztracenými fakturami či promarněnými termíny vypořádání,“ uvedl Václav Kaněra, IT manager společnosti Slovnaft.

„Bezpapírové zpracování došlých faktur zásadně  zjednodušilo a zrychlilo jejich schvalování, rozúčtování a likvidaci, protože uživatelé mají všechny potřebné dokumenty snadno dostupné v elektronické podobě a na jednom místě. Celý proces se tak díky sofistikované automatizaci výrazně zefektivnil, “ sdělil Petr Janoušek, vedoucí projektu za AutoCont.