Ve Žďáře již od pondělí pracuje skupinka zvaná Centrum, tedy „vrchní štáb“ přípravného týmu. Centrum koordinuje celou organizaci setkání a v jeho čele stojí otec Jenda Balík, ředitel Sekce pro mládež České biskupské konference, která setkání pořádá. „Všichni jsou plní nadšení a očekávání, a někteří i plní starostí,“ přibližuje současnou atmosféru v přípravném týmu Majka Světničková, členka Centra a hlavní ekonomka setkání.

Do Žďáru už přijeli také členové režijní skupinky, aby přímo na místě nacvičovali a zdokonalovali výstupy, které mají připravené pro program na hlavním pódiu. Pozvolna se k nim přidávají i členové liturgické skupinky, zpěváci a hudebníci z kapel KaPři, VeKa a Adorare, které setkání hudebně doprovodí. Nechybí ani ubytovatelé a stravovatelé, kteří pečují o fyzické potřeby členů přípravného týmu.

Hlavní pódium, které se bude nacházet vedle Zimního stadionu, se sice bude stavět až ve druhé polovině týdne, ale na place se pracuje již nyní. „Už jsou postavené toalety a také buňky, takové malé kanceláře, ve kterých budou umístěny psychologické a gynekologické poradny,“ popisuje aktuální situaci hlavní manažer setkání Petr Diblík.

Podobu hlavního pódia již vymýšlí a jeho detaily postupně vytváří přípravná skupinka Výzdoba, která intenzivně pracuje už od července. „Koncepce pódia vychází z motta a loga setkání. Při její tvorbě jsme se inspirovali už existujícími vizuálními materiály setkání,“ prozrazuje vedoucí skupinky Kateřina Venyšová. Začínají se přivážet také objekty, které vytvoří jednotlivá zastavení na čtrnácti poutních cestách o Pouti rodin v sobotu 18. srpna.

Většina více než 750členného přípravného týmu dorazí do Žďáru ve středu 8. srpna večer, kdy bude „přípravák“ oficiálně zahájen. Přípravný týden ale není pouze o práci. Organizátoři se postupně sžívají s městem a blíže poznávají jeho místa i obyvatele. „Lidé ve Žďáře jsou moc přívětiví. Jsou rádi, že jsme tady, a jsou nám nakloněni. A také výtečně vaří,“ nadšeně se dělí o své zkušenosti Diblík. Zároveň se hlouběji poznávají také mezi sebou. Většina členů, a to ani v jednotlivých pracovních skupinkách, se totiž před zahájením příprav na setkání neznala a někteří se poprvé potkají právě až o „přípraváku“. Během něj celý tým postupně vytvoří velké společenství, které nejen zorganizuje setkání, ale také přichystá zázemí, do kterého pak přijme přijíždějící účastníky.

Setkání a jeho zhruba roční příprava budou členy přípravného týmu celkem stát více než 116 000 hodin.

Celých 90 % připravujících je ve věku samotných účastníků, tedy od 14 do 30 let. Chtějí totiž své vrstevníky duchovně, kulturně i sportovně obohatit, a zároveň přichystat akci vytvořenou jimi samotnými. Mladší věkové složení týmu se odráží také v komunikaci, kterou jeho členové řeší mezi sebou i s účastníky setkání zejména elektronicky. Nejvíce využívají e-maily, ale stále častěji také populární sociální sítě.

Do přípravného týmu se celkově zapojilo nejvíce lidí z Brněnské diecéze (190), v těsném závěsu následují diecéze Královéhradecká (182) a arcidiecéze Olomoucká (158). Drtivá většina připravujících, plných 97 %, se na tvorbě setkání podílí bez nároku na jakoukoliv odměnu, placeni jsou například stálí pracovníci arci/diecézních center mládeže.

Setkání se zúčastní na 6 000 mladých lidí. Mladí se stále mohou přihlašovat a mají také možnost přijet do Žďáru i bez předchozí registrace, a to na celé setkání nebo i jen na pár dní. K dispozici je jim elektronická přihláška, umístěná na webových stránkách setkání zdar2012.signaly.cz. Účastnický poplatek však již tito později přihlášení uhradí v hotovosti na Centrální recepci, která se bude nacházet v areálu Střední průmyslové školy na ul. Studentská 1.