Delegaci ČR jako hostitelské země povede ministr obrany Alexandr Vondra, který bude jednání ministrů obrany řídit. Polsko bude na jednání zastupovat ministr obrany Tomasz Siemoniak, Maďarsko ministr obrany Csaba Hende a delegaci Slovenska povede státní tajemník Ministerstva obrany SR Miloš Koterec.

Ministři obrany V4 by měli v průběhu zasedání diskutovat další kroky při výstavbě společného bojového uskupení EU (tzv. EU Battlegroup), které na svém nedávném zasedání v Mikulově doporučili náčelníci generálních štábů armád zemí V4. Ministři obrany se budou dále věnovat agendě nadcházejícího summitu NATO v Chicagu a konkrétním návrhům spolupráce iniciovaným zeměmi V4 v oblasti tzv. Smart Defence. V neposlední řadě ministři obrany projednají výsledky dosavadního průběhu českého předsednictví a budou se rovněž věnovat přípravě návrhů k dalšímu prohloubení spolupráce Visegrádského regionálního uskupení. Na závěr zasedání pak ministři obrany V4 podepíší společné komuniké shrnující vývoj v oblasti obranné spolupráce v rámci V4.

"Litoměřice jsou krásné město, které se má čím chlubit a stojí zato ho  propagovat.  Navíc disponují moderním kongresovým sálem umístěném v tak zajímavém objektu, jakým je gotický hrad," odůvodnil ministr a zároveň senátor za Litoměřicko Vondra, proč se jednání ministrů uskuteční právě v Litoměřicích.

Krásy tohoto regionu přiblíží ministrům v rámci doprovodného kulturního programu starosta Ladislav Chlupáč, který bude jedním z hostů plavby lodí Porta Bohemica, jež při této příležitosti vypluje ve čtvrtek v podvečer. 

Jednání ministrů nepřinese městu dopravní komplikace. Vojenské policii pomůže při různých zabezpečovacích opatřeních městská policie. Nejsou však plánované žádné uzavírky. "Pouze omezení parkování na Tyršově náměstí a parkovišti u Hvězdárny. Ve čtvrtek večer je nutné počítat s omezením parkování pod mostem v blízkosti lodi Porta Bohemica," upozornil velitel městské policie Ivan Králik.