Povodí Vltavy uspořádalo na začátku roku 2018 setkání, na které pozvalo potenciální dodavatele, a na kterém zástupci Povodí Vltavy přítomným představili podlimitní i nadlimitní veřejné zakázky, které plánují zadat v daném roce. Předem byla oznámena cílová skupina, tedy k účasti na setkání byli vyzváni zejména dodavatelé:

• „schopní poskytnout zemědělskou techniku, terénní automobily (4x4 pick-up), svahové sekačky, iontový chromatograf nebo analyzátor TOC a TN(b) v rámci veřejných zakázek na dodávky;
• schopní poskytnout plány povodí, analýzy oblastí s významným povodňovým rizikem nebo model pro modelování podrobného a bodového znečištění a dále dodavatelé disponující oprávněním k podnikání v rozsahu živnostenského oprávnění s názvem „Projektová činnost ve vý- stavbě“ v rámci veřejných zakázek na služby; a
• disponující oprávněním k podnikání v rozsahu živnostenského oprávnění s názvem „Provádění staveb, jejich změn a odstraňování“ v rámci veřejných zakázek na stavební práce.“

Cílové skupiny potenciálních dodavatelů lze definovat různě, u veřejných zakázek na dodávky a některé služby se však podle zadavatele ukázalo jako nejvhodnější definovat činnosti, resp. předmět veřejné zakázky. Naproti tomu u veřejných zakázek na stavební práce postačilo díky své obecnosti pouhý odkaz na výše uvedené oprávnění k podnikání.

Představení podlimitních a nadlimitních veřejných zakázek plánovaných zadavatelem na rok 2018 proběhlo formou prezentace v sídle společnosti. V prezentaci byl nejprve představen blok zakázek, které měly být v daném kalendářním roce nejméně zastoupeny, aby část dodavatelů se zájmem jen o tento druh zakázek, mohla případně omezit účast jen na tuto část prezentace. V rámci představení plánu zakázek tak byly nejprve představeny veřejné zakázky na dodávky a služby (vyjma veřejných zakázek na projektové práce) a až pak veřejné zakázky na stavební práce a projektové práce.

V rámci všech představovaných veřejných zakázek zadavatel sdělil jejich druh, předpokládanou hodnotu, místo plnění a stručně shrnul jejich předpokládaný předmět. Dodavatelé byli v rámci tohoto osobního jednání taktéž informováni o předpokládané době zahájení zadávacích řízení jednotlivých veřejných zakázek s důrazem na skutečnost, že se jednalo o pouhý předpoklad. Na případné dotazy k nastavení zadávacích podmínek plánovaných veřejných zakázek a k podrobným specifikacím předmětů jejich plnění nebylo ze strany zástupců zadavatele Povodí Vltavy, s. p., odpovídáno. Důvodem bylo zejména to, aby nedošlo ke zvýhodnění dodavatelů, kteří se prezentace zúčastnili, a také jednoduchá skutečnost, že do doby konání prezentace nebyly nastaveny veřejné zakázky do detailu a předpokládaly se i možné změny před zahájením jednotlivých zadávacích řízení. Představení plánu veřejných zakázek, jak ho zorganizoval státní podnik Povodí Vltavy, je příkladem všeobecné komunikace, kdy zadavatel jedná s celým potenciálním dodavatelským řetězcem bez vazby na konkrétní veřejnou zakázku. Dobré zkušenosti s obdobnými setkáními mají ve Velké Británii. Britský koncept označovaný jako „meet the buyer“ má mnohé přínosy. Umožňuje zadavatelům seznámit dodavatele se svými záměry a prioritami. Z pohledu odpovědného veřejného zadávání zde zadavatel může vysvětlit, jaké problémy identifikoval ve společenské či environmentální oblasti a jak jejich řešení plánuje v rámci veřejného zadávání podpořit. Díky tomu se dodavatelé mohou připravit podle konkrétních preferencí zadavatele. Ten se může dlouhodobě zaměřovat například na podporu zaměstnanosti, na podporu praktické přípravy studentů a absolventů nebo pro něj může být nejdůležitější využívání ekologicky šetrných řešení. Akce „meet the buyer“ přitom nemusí být nutně organizována samotnými zadavateli, ale organizátorem může být i profesní organizace nebo obchodní komora.

Státní podnik Povodí Vltavy také využil této prezentace, aby potenciální dodavatele informoval o svém sociálně odpovědném přístupu k zadávání veřejných zakázek. Účastníci setkání tak získali informace o tom, že podnik v rámci uplatňování aspektů odpovědného zadávání může požadovat, aby na zakázce částečně pracovali studenti s cílem získání praxe v oboru, nebo aby dodavatel zaměstnal po dobu plnění osobu po výkonu trestu. Dále zadavatel oznámil svůj záměr realizace pilotní zakázky, při které by pro platby byl využit transparentní účet, díky kterému by byl dodavatelský řetězec informován o platbách na účet i z účtu zhotovitele. Cílem zadavatele je dosažení rovných a férových podmínek v poddodavatelském řetězci.

K výhodám představení plánu veřejných zakázek patří zejména podpora dodavatelů v účasti v zadávacích řízeních, stimulace vyšší konkurence mezi dodavateli, z čehož můžou plynout i případné úspory pro zadavatele. Setkání s potenciálními dodavateli je také ideální příležitostí pro jejich seznámení se sociálně odpovědným přístupem k zadávání veřejných zakázek a možnými požadavky zadavatele v této oblasti. Podpora dobrého jména zadavatele, transparentnosti a důvěryhodnosti je jistě také přínosem setkání.

Představení plánu veřejných zakázek, jak ho zorganizoval státní podnik Povodí Vltavy, je příkladem všeobecné komunikace, kdy zadavatel jedná s celým potenciálním dodavatelským řetězcem bez vazby na konkrétní veřejnou zakázku. Dobré zkušenosti s obdobnými setkáními mají ve Velké Británii. Britský koncept označovaný jako „meet the buyer“ má mnohé přínosy. Umožňuje zadavatelům seznámit dodavatele se svými záměry a prioritami. Z pohledu odpovědného veřejného zadávání zde zadavatel může vysvětlit, jaké problémy identifikoval ve společenské či environmentální oblasti a jak jejich řešení plánuje v rámci veřejného zadávání podpořit. Díky tomu se dodavatelé mohou připravit podle konkrétních preferencí zadavatele. Ten se může dlouhodobě zaměřovat například na podporu zaměstnanosti, na podporu praktické přípravy studentů a absolventů nebo pro něj může být nejdůležitější využívání ekologicky šetrných řešení. Akce „meet the buyer“ přitom nemusí být nutně organizována samotnými zadavateli, ale organizátorem může být i profesní organizace nebo obchodní komora.