Zástupce veřejné ochránkyně práv se zabýval případem nesprávného postupu úřadu při doručování úředních písemností. Ačkoli příjemci-stěžovateli nevznikla žádná újma, úřad postupoval v rozporu se zákonem a navíc mu vznikaly zbytečné náklady. Po šetření zástupce ochránkyně úřad svůj postup napravil.

Stěžovatel vytýkal Úřadu průmyslového vlastnictví nesprávné doručování úředních písemností. Úřad podle stěžovatele v rozporu se správním řádem neoznačoval svoje zásilky tak, aby byly po uplynutí úložní doby vloženy do domovní schránky. Úřad stěžovateli opakovaně poslal písemnost, která byla uložena na poště, a poštovní doručovatel vložil stěžovateli do schránky výzvu k jejímu vyzvednutí. Po uplynutí 10 dnů nebyly zásilky vloženy do domovní schránky stěžovatele, ale byly vráceny úřadu.

Stěžovatel na nesprávný postup při doručování písemností Úřad průmyslového vlastnictví upozornil, ten však ve svém postupu neshledal pochybení. Byl toho názoru, že může ovlivnit vložení nevyzvednuté písemností do schránky pouze v případě, kdy jde o zásilku do vlastních rukou.

Zástupce veřejné ochránkyně práv poukázal to, že podle správního řádu (s účinností od 1. 7. 2009) se adresát vyzve vložením oznámení o neúspěšném doručení písemnosti do schránky, aby si písemnost ve lhůtě 10 dnů vyzvedl. Je-li to možné a nevyloučil-li to správní orgán, písemnost se po uplynutí 10 dnů vloží adresátovi do schránky. Jinak se vrací správnímu orgánu, který písemnost odeslal. Už v roce 2013 konstatoval veřejný ochránce práv Pavel Varvařovským v souvislosti s postupem úřadů při doručování úředních písemností, že vkládání nevyzvednutých uložených písemností do schránek je standardem. Odchýlit se od něj je možné jen v odůvodněných případech a úřad to musí vždy zaznamenat ve spise.

Zástupce ochránkyně rovněž upozornil Úřad průmyslového vlastnictví, že z poštovních podmínek České pošty, s. p., vyplývá, že odesílatel může uvést poznámku „Nevracet, vložit do schránky“ nejen na zásilky do vlastních rukou, ale i na běžnou doporučenou zásilku. Povaha písemností, které Úřad stěžovateli adresoval, nevyžadovala doručení do vlastních rukou a postačovalo by, kdyby byla stěžovateli doručena jako obyčejná zásilka. Úřad navíc po vrácení písemností Českou poštou, s. p., neprodleně přistoupil k opětovnému doručení písemností jako obyčejné zásilky. Stěžovatel nebyl v daném případě nijak poškozen a ani prodleva v doručení mu žádnou újmu nezpůsobila. Úřadu však po vrácení písemnosti poštou vznikly zbytečné náklady za její opětovné zaslání jako obyčejné zásilky. Úřad tak podle zástupce ochránkyně při doručování zásilek nepostupoval tak, aby jak dotčeným osobám, tak i jemu samotnému nevznikaly zbytečné náklady.

Úřad průmyslového vlastnictví závěry zprávy respektoval a zástupci ochránkyně sdělil, že u písemností doručovaných doporučeně bude na obálce vyznačovat poznámku „Nevracet, vložit do schránky“. V případě marného uplynutí úložní doby tak písemnosti budou vhozeny do domovní schránky adresáta, namísto jejich vrácení odesílateli.