Nabízí se zde otázka, proč by se měly úřady vůbec kvalitou zabývat.

Všechny úřady, ať už úřady státní správy nebo samosprávy, by měly fungovat efektivně. Dosavadní praxe potvrzuje, že ty, které mají v čele kvalitní vedení, toto naplňují rovněž tím, že volí zavádění zásad managementu kvality a nástrojů kvality.

Tyto přístupy jim umožňují zejména popsat procesy v organizaci a hledat prostory pro úspory, pracovat s riziky a předcházet nežádoucím situacím, jednoznačně stanovit odpovědnosti a pravomoci pracovníků, zavést pořádek ve vedení dokumentace, zavést systematickou vnitřní kontrolu a hlavně sledovat a vyhodnocovat výkonnost a identifikovat silné stránky a oblasti pro zlepšení. Tyto přístupy vedou k zajištění spokojenosti klientů, zaměstnanců a dalších zainteresovaných stran.

Zaměřme se na několik konkrétních přínosů zavedení principů managementu kvality a nástrojů štíhlé administrativy:

Transparentnost organizační struktury a jednotlivých činností

Každý v organizaci ví, proč, co a jak dělá, jak jeho práce ovlivňuje ostatní a jak ostatní ovlivňují jeho. Pokud jsou si pracovníci vědomi přínosů své práce pro hladké fungování organizace, stoupá osobní odpovědnost za kvalitu vlastního výkonu. Transparentní fungování poskytuje zákazníkům (občanům) jistotu, že organizace funguje nejlépe, jak je možné a že nedochází k plýtvání prostředky. Zákazník navíc přesně ví, jak bude zpracováván jeho požadavek.

Zaměření se na to, co je zákazníkem (občanem) skutečně požadováno

Základem je efektivně vynakládat existující prostředky pouze na to, co je skutečně požadováno zákazníkem (občanem), případně je v zájmu zákazníka (požadavky zákonů a předpisů). Jakékoli jiné vynaložení prostředků je snižováním potenciální přidané hodnoty pro zákazníka. Proto principy managementu kvality kladou obrovský důraz na zjišťování skutečných požadavků.

Optimalizace procesů a informačních (případně materiálových) toků

Cílem „zeštíhlení“ procesů není snižovat stav zaměstnanců, ale poskytnout jim více času na podstatné činnosti tak, aby byli schopni je vykonávat s maximální pečlivostí a kontrolou provedené práce. Eliminace a optimalizace činností v administrativě (takzvaná back office) umožňuje věnovat více času práci se zákazníky (občany) v činnostech, kterých se zákazník přímo účastní (takzvaná front office). Optimalizace procesů proto pomáhá dodat rychleji lepší výsledek. Spokojenost zákazníků je tomu přímo úměrná.

V České společnosti pro jakost je tomuto tématu věnována pozornost již řadu let a v rámci svých činností se setkáváme s klienty z oblasti veřejného sektoru, kterým předáváme zkušenosti z této oblasti, i relevantní příklady dobré praxe z „business sektoru“.

Vzhledem k šíři a rozmanitosti nástrojů štíhlé administrativy a managementu kvality v této oblasti připravujeme pro subjekty státní správy a samosprávy semináře a kurzy zaměřené na témata efektivního řízení a dobré praxe ve státní správě.